Automatiser la création de micro-entreprise pour une startup legaltech

Une startup legaltech nous a confié un défi ambitieux : transformer un processus administratif que les Français redoutent — la création de micro-entreprise — en un parcours en ligne simple, guidé et entièrement automatisé. De la collecte des informations personnelles jusqu'à l'obtention du numéro SIRET, en passant par le paiement et la soumission officielle à l'INPI.

Le contexte

Créer une micro-entreprise en France, c'est un parcours du combattant. Il faut rassembler une dizaine de documents, remplir des formulaires administratifs, comprendre les options fiscales (régime classique ou versement libératoire), vérifier son éligibilité à des aides comme l'ACRE, et soumettre le tout à l'INPI — l'Institut National de la Propriété Industrielle.

Notre client voulait supprimer cette friction. Son modèle : un service à 30 €, accessible à tous, qui prend l'utilisateur par la main du début à la fin. Pas besoin de comprendre les codes APE ou les catégorisations d'activité. Pas besoin de savoir quel document correspond à quel formulaire INPI. La plateforme s'occupe de tout.

L'enjeu était clair : rendre un processus réglementaire complexe aussi simple qu'une inscription en ligne.

Le défi

Trois difficultés majeures rendaient ce projet bien plus complexe qu'un formulaire classique :

1. Un parcours en 17 étapes, sur plusieurs sessions. L'utilisateur doit fournir des données personnelles (lieu de naissance, nationalité, numéro de sécurité sociale), choisir son activité parmi des centaines de codes officiels, configurer ses options fiscales, télécharger ses pièces justificatives (carte d'identité, justificatif de domicile, attestation de non-condamnation, diplômes), et signer un mandat autorisant la plateforme à agir en son nom. Personne ne fait tout ça en une seule fois.

2. Une intégration avec une API gouvernementale. L'INPI expose une API pour la soumission de formalités, mais elle impose un format très strict : codes commune INSEE, catégorisations d'activité sur quatre niveaux, documents encodés dans un format spécifique. Chaque champ doit correspondre exactement à ce que l'administration attend — pas de marge d'erreur.

3. Un workflow de validation humain + automatique. Entre le moment où l'utilisateur finit son formulaire et le moment où son dossier part à l'INPI, une équipe doit vérifier que tout est complet. Si un document manque ou est illisible, il faut renvoyer l'utilisateur vers l'étape concernée — sans lui faire tout recommencer.

Notre approche

Un formulaire qui se souvient de tout

Chaque étape du parcours est sauvegardée indépendamment. L'utilisateur peut fermer son navigateur au milieu de l'étape 7 et reprendre exactement là où il s'était arrêté trois jours plus tard. Les données de chaque étape sont stockées séparément, ce qui nous permet aussi de renvoyer l'utilisateur vers une étape précise si l'équipe de validation détecte un problème — sans toucher au reste de son dossier.

Un traducteur entre l'utilisateur et l'administration

Le cœur technique du projet, c'est le service qui transforme les réponses humaines de l'utilisateur en données conformes au format INPI. Quand l'utilisateur tape son adresse, on la valide automatiquement contre la Base Adresse Nationale (la base officielle du gouvernement) pour récupérer le code commune INSEE. Quand il choisit son activité, on mappe automatiquement vers les quatre niveaux de catégorisation exigés par l'INPI. Ses documents sont convertis au format attendu avant soumission.

L'utilisateur ne voit rien de cette complexité. Il remplit un formulaire clair. La plateforme fait le reste.

Un workflow à 11 statuts

Un dossier passe par une dizaine d'états entre sa création et l'obtention du SIRET :

Brouillon → Payé → En attente de validation → Informations manquantes (aller-retour possible) → Prêt à soumettre → Soumis à l'INPI → Accepté

Plus des états spéciaux pour les cas manuels, les refus et les blocages (utilisateur mineur, titre de séjour invalide).

À chaque transition, un email automatique informe l'utilisateur de l'avancement de son dossier. Si l'équipe rejette une étape, l'utilisateur reçoit un lien qui l'amène directement sur le champ à corriger. Chaque changement de statut est tracé dans un journal d'audit — qui a fait quoi, quand.

Un back-office pour l'équipe de validation

L'équipe interne dispose d'un tableau de bord dédié pour traiter les dossiers : recherche avec filtres, visualisation de chaque étape du formulaire, vérification des documents uploadés, possibilité de rejeter une étape avec un motif, et suivi en temps réel du pipeline de dossiers.

L'équipe peut aussi gérer les codes promotionnels (réduction en pourcentage, quota d'utilisation, date d'expiration, restriction par type d'activité), suivre les partenaires, et uploader des documents pour le compte d'un utilisateur si nécessaire.

Éligibilité ACRE pré-qualifiée

La plateforme vérifie automatiquement si l'utilisateur est éligible à l'ACRE (l'aide aux créateurs et repreneurs d'entreprise) en fonction de six critères : inscription à Pôle Emploi, âge, handicap, zone prioritaire, bénéficiaire du RSA. Si l'utilisateur est éligible, le formulaire officiel ACRE est pré-rempli automatiquement avec ses données — plus de 60 champs — et généré en PDF prêt à être soumis.

Le résultat

Livré et en production :

• 17 étapes de formulaire avec sauvegarde progressive et reprise de session
• 11 statuts de dossier avec transitions automatiques et emails à chaque étape
• Intégration directe avec l'API INPI — soumission automatique des dossiers conformes
• Validation d'adresses contre la Base Adresse Nationale officielle
• Pré-qualification ACRE avec génération automatique du formulaire PDF (60+ champs)
• Paiement Stripe avec système de codes promo (%, quota, expiration)
• Back-office complet pour l'équipe de validation : recherche, revue, rejet par étape, journal d'audit
• 8 types de documents gérés (identité, domicile, non-condamnation, diplôme, mandat...)

Côté technique : Notre architecture de formulaire multi-étapes et le pattern state machine qu'on a utilisés sur ce projet.

Ce qu'il faut retenir :

• Automatiser un processus réglementaire, ce n'est pas juste numériser un formulaire papier — c'est traduire la complexité administrative pour que l'utilisateur n'ait pas à la comprendre
• Un workflow de validation hybride (automatique + humain) permet de garantir la conformité sans sacrifier la vitesse
• La sauvegarde par étape et les liens de correction ciblés transforment un formulaire de 17 étapes en expérience supportable

Technologies : NestJS, React, Next.js, PostgreSQL, Stripe, API INPI, API BAN, SendGrid